Privacyverklaring

1. Inleiding 

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Babbels, een handelsnaam van Klout B.V., omgaat met uw persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zorgen ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

2. Definities 

In deze privacyverklaring hebben de volgende begrippen de hierna omschreven betekenis: 

• Babbels: De naam waaronder Klout B.V., gevestigd te Middelburg en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87452782, haar WhatsApp-integratiediensten binnen Microsoft Teams aanbiedt. Babbels is een handelsnaam van Klout B.V. 

• Klout: Klout ontwikkelt maatwerkoplossingen gericht op het Microsoft 365 platform. 

• Gebruiker: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van de dienst Babbels. Dit omvat zowel de klant—de rechtspersoon die de dienst afneemt—als de medewerkers of andere door de klant aangewezen personen die namens de klant toegang hebben tot en gebruikmaken van de dienst. 

• Klant: De rechtspersoon die een overeenkomst met Babbels heeft afgesloten om de dienst te gebruiken. Deze overeenkomst wordt alleen gesloten met de klant en niet met individuele gebruikers binnen de organisatie van de klant. De klant is verantwoordelijk voor het beheer en de naleving van de gebruiksvoorwaarden door alle gebruikers binnen zijn organisatie en draagt zorg voor het correcte gebruik van de dienst door deze gebruikers. De klant blijft te allen tijde aansprakelijk voor het gebruik van de dienst door de gebruikers binnen zijn organisatie. 

3. Verzameling van persoonsgegevens 

3.1. Babbels verzamelt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten. Deze gegevens worden verstrekt door de gebruiker tijdens de registratie en het gebruik van onze diensten. Raadpleeg onze Verwerkersovereenkomst voor meer details over de verwerking van persoonsgegevens. 

3.2. Persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen onder meer bestaan uit: bedrijfsnaam, Microsoft Tenant ID, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer voor de werking van onze WhatsApp-integratie. 

3.3. We verzamelen ook technische gegevens van bezoekers van onze website, zoals het IP-adres, datum en tijdstip van het bezoek, het type browser dat wordt gebruikt, en de pagina’s die worden bezocht. Deze gegevens worden gebruikt voor websitebeheer en om onze diensten te optimaliseren. 

4. Doeleinden van gegevensverwerking 

4.1. De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verlenen van onze diensten, zoals het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten via Microsoft Teams. 

4.2. Wij gebruiken uw gegevens ook om u te informeren over wijzigingen in onze diensten, om klantenservice te bieden, voor analytische doeleinden om onze diensten te verbeteren, en om misbruik van onze diensten te voorkomen. 

4.3. Uw gegevens kunnen worden gebruikt om u een update te sturen met informatie over verbeteringen van Babbels. Indien u geen communicatie wenst te ontvangen, kunt u zich ten alle tijde afmelden. 

5. Grondslagen voor gegevensverwerking 

5.1. Babbels verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen: 

• Toestemming van de gebruiker. 

• Uitvoering van een overeenkomst. 

• Wettelijke verplichting. 

• Gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van onze diensten en het waarborgen van de veiligheid ervan. De verwerking van persoonsgegevens is steeds proportioneel en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten en het naleven van de betreffende grondslagen. 

5.2. Het is uitdrukkelijk verboden om de diensten van Babbels te gebruiken voor onwettige doeleinden, activiteiten die schadelijk zijn voor anderen, of voor het verstoren van de diensten van Babbels. Misbruik kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst en mogelijke juridische stappen. 

6. Delen van gegevens met derden 

6.1. Door gebruik te maken van Babbels geeft u expliciet toestemming voor het delen van uw persoonsgegevens met derden indien dit noodzakelijk is voor het verlenen van onze diensten. Dit omvat onder andere het delen van gegevens met Microsoft voor de integratie met Microsoft Teams en met Meta voor het gebruik van WhatsApp. Indien u deze toestemming later wenst in te trekken, kan dit zonder dat het invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Uw gegevens worden alleen met derden gedeeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Raadpleeg onze Verwerkersovereenkomst voor meer details over de verwerking van persoonsgegevens. 

6.2. Uw gegevens worden alleen met derden gedeeld met uw voorafgaande toestemming of wanneer dit wettelijk vereist is. 

6.3. Babbels zal passende maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat deze derden de gegevens verwerken in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Een lijst van subverwerkers, inclusief de specifieke diensten die zij verlenen, is beschikbaar op onze website voor meer transparantie: https://babbels.app/subprocessors. 

7. Bewaartermijn 

7.1. Babbels bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn vereist is op basis van wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen. De specifieke bewaartermijnen zijn afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel van de verwerking. 

7.2. Persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten of het nakomen van een wettelijke verplichting, worden op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet meer naar een individu kunnen worden herleid. 

7.3. In sommige gevallen kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor het afhandelen van juridische procedures of het voldoen aan belasting- en administratieve verplichtingen. In dergelijke gevallen worden de gegevens slechts voor de periode bewaard die strikt noodzakelijk is. 

7.4. Indien u gebruik maakt van onze diensten, wordt u op de hoogte gesteld van de bewaartermijn voor specifieke gegevens, indien van toepassing. U heeft het recht om bij ons een verzoek in te dienen om de gegevens te verwijderen zodra de bewaartermijn is verstreken of wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. 

8. Rechten van gebruikers 

8.1. Gebruikers hebben het recht op inzage, rectificatie, beperking, overdraagbaarheid, verwijdering van hun persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. 

8.2 Indien u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen via info@klout.nl. Wij streven ernaar om binnen één maand op uw verzoek te reageren. Raadpleeg ons stappenplan voor een gestructureerde aanpak voor uw verzoek. 

8.3. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken. 

9. Beveiliging van gegevens 

9.1. Babbels neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dit omvat: 

• Versleuteling: Het omzetten van gegevens in een code om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. 

• Pseudonimisering: Het vervangen van identificeerbare gegevens door kunstmatige identificatiecodes, zodat de gegevens niet direct aan een persoon gekoppeld kunnen worden. 

• Firewalls: Software en hardware die ongeautoriseerde toegang tot ons netwerk blokkeert. 

• Regelmatige audits: Periodieke controles om te waarborgen dat de beveiligingsmaatregelen effectief zijn. 

9.2. We maken gebruik van fysieke en technische beveiligingsmaatregelen, zoals het gebruik van beveiligde servers en toegangscontrole, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot uw gegevens. 

9.3. Gegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden overgedragen, worden passende maatregelen genomen om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen. Deze clausules zijn door de Europese Commissie goedgekeurd om de bescherming van persoonsgegevens te garanderen bij internationale overdracht. 

9.4 Hoewel Babbels momenteel niet gecertificeerd is voor ISO 27001 of NEN 7510, voldoen we aan de richtlijnen van deze normen om ervoor te zorgen dat onze beveiligingsmaatregelen voldoen aan de hoogste standaarden. We zijn actief bezig met het behalen van deze certificeringen en verwachten deze binnen de komende 12 maanden te behalen, zodat we onze toewijding aan informatiebeveiliging verder kunnen versterken. 

9.5. Misbruik van onze diensten, zoals het proberen te omzeilen van beveiligingsmaatregelen, zal leiden tot passende juridische stappen en mogelijke beëindiging van toegang tot onze diensten. 

10. Incidenten en datalekken 

10.1. In geval van een datalek zal Babbels de betrokkenen en de relevante autoriteiten onverwijld informeren, inclusief details over de aard van het lek, de getroffen gegevens en de genomen maatregelen om verdere schade te voorkomen. Meldingen aan de betrokkenen worden binnen 72 uur na ontdekking van het datalek gedaan. 

10.2. We zullen passende maatregelen nemen om de impact van een incident te beperken en toekomstige incidenten te voorkomen. Dit omvat onder andere het direct blokkeren van toegang, het uitvoeren van een volledige beveiligingsanalyse, en het aanpassen van beveiligingsmaatregelen indien nodig. Een gedetailleerd stappenplan voor incidentenbeheer is beschikbaar en wordt gevolgd bij elk beveiligingsincident. 

11. Cookies en tracking 

11.1. Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om inzicht te krijgen in hoe gebruikers onze website gebruiken en om onze diensten te verbeteren. 

11.2. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt. We gebruiken zowel functionele cookies om de werking van de website te garanderen, als analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. 

11.3. Derden, zoals Google Analytics, kunnen ook cookies gebruiken voor analytische doeleinden. U kunt cookies beheren en uitschakelen via uw browserinstellingen. Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid. 

11.4. Ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van cookies en trackinginformatie is verboden. We behouden ons het recht voor om passende juridische maatregelen te nemen bij overtreding van deze voorwaarden. 

12. Cookiebeleid 

Het cookiebeleid is een aanvulling op deze privacyverklaring en beschrijft welke cookies wij gebruiken, waarom wij deze gebruiken, en hoe u uw cookievoorkeuren kunt beheren. U kunt ons volledige cookiebeleid raadplegen op babbels.app/cookies. 

13. Verwerkersovereenkomst 

13.1. Babbels heeft een verwerkersovereenkomst met alle derde partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, waarin de verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming zijn vastgelegd. Voor meer details kunt u de verwerkersovereenkomst raadplegen. 

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring 

14.1. Babbels behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden gecommuniceerd via onze website of per e-mail. 

15. Contactinformatie 

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met Klout B.V. via info@klout.nl. 

16. Uw rechten en verzoeken 

16.1. U heeft het recht om te verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en om uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie. 

16.2. Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend op ons contactadres of via info@klout.nl. We streven ernaar om binnen vier weken op uw verzoek te reageren. 

16.3. Stappenplan voor het indienen van een verzoek: 

• Stap 1: Dien uw verzoek schriftelijk in via info@klout.nl of per post naar ons contactadres. 

• Stap 2: Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen (bijv. inzage, correctie, verwijdering). 

• Stap 3: Wij bevestigen de ontvangst van uw verzoek en zullen indien nodig om aanvullende informatie vragen. 

• Stap 4: We streven ernaar om binnen één maand een reactie te geven op uw verzoek. 

17. Contact 

Voor vragen over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Babbels via info@klout.nl. U kunt ons ook bereiken op telefoonnummer +31 85 0 084 084 voor directe ondersteuning.