Met de Babbels app communiceer jij via WhatsApp (Business) met jouw klanten, en dat binnen je vertrouwde omgeving van Microsoft Teams. Dit document biedt stap-voor-stap instructies voor gebruiken van Babbels.
Waar vind je Babbels?
De Babbels applicatie is in jouw Teams applicatie gebouwd. Je ziet het terug in het linker menu van Teams.
Gebruik van Babbels
Zodra je de applicatie opent zie je 3 tabbladen: Mijn Inbox: Deze tab toont alle berichten die specifiek aan jou zijn toegewezen. Het is je persoonlijke inbox binnen de Babbels-applicatie, waar je direct de berichten kunt zien en beheren die jouw aandacht vereisen.
Alle berichten: Hier vind je een overzicht van alle berichten die binnen het bedrijf via WhatsApp zijn ontvangen. Deze tab biedt een overzicht en is nuttig voor het monitoren van alle klanteninteracties, ongeacht aan wie ze zijn toegewezen en de status.
Actieve berichten: Deze tab richt zich op alle actieve berichten van de afgelopen 24 uur. Het helpt je om actieve gesprekken te beheren en op te pakken. Door te focussen op actieve berichten, kun je ervoor zorgen dat geen enkel belangrijk bericht over het hoofd wordt gezien.
Belangrijke functies
Babbels heeft een aantal belangrijke functies die ervoor zorgen dat jij optimaal kunt communiceren met je klanten:
Conversatie voeren: Als de ontvanger reageert op jouw template bericht, of zelf een gesprek initieert, dan kun je via het bekende gespreksvenster een berichten, afbeeldingen, documenten versturen en ontvangen.
Gesprekken pinnen en archiveren: Klik op de drie bolletjes als je met je muis op een ontvanger staat en kies ‘Pinnen’ of ‘Archiveren’. Belangrijke gesprekken kun je aan de bovenkant van je scherm vastzetten doormiddel van de pin-functie. Is je gesprek afgehandeld en wil je deze niet meer zichtbaar hebben? Dan kun je het gesprek archiveren. Stuurt de persoon een nieuw bericht, dan wordt het gesprek automatisch het het archief gehaald.
Archief downloaden: Gesprekken kun je eenvoudig, klik op de drie bolletjes als je met je muis op een ontvanger staat en kies ‘Downloaden’. Het volledige gesprek wordt nu als PDF-bestand naar je computer gedownload .
Toewijzen van gebruikers: Er moet een gebruiker aan het gesprek zijn toegewezen voordat er een gesprek tot stand kan komen. Je kunt gesprekken continu toewijzen aan andere gebruikers, zo zorg je ervoor dat berichten worden afgehandeld door de meest geschikte persoon of afdeling. Het toewijzen van gebruikers doe je via de drie bolletjes als je met je muis op een ontvanger staat en op ‘Toewijzen’ te klikken.
Berichten versturen: Voor het initiëren van een nieuw gesprek, of als je gesprek langer dan 24 uur geleden is, kun je een zogenaamd template bericht versturen. Dit is een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon van WhatsApp. Het gebruik van template berichten is verplicht vanuit WhatsApp om te voldoen aan de richtlijnen en beleidsregels. Je hebt de keuze uit verschillende template berichten, je hoeft enkel de variabelen in te voeren. Vaak is dit, naast de contactgegevens, de (roep)naam van de ontvanger, het onderwerp en jouw naam.
